Gestión del tiempo, ¡saca partido a cada minuto!

13 / 09 / 2016 Tu negocio

Cuando falta el tiempo, tareas, reuniones y citas profesionales se mezclan con compromisos sociales, actividades personales, vida familiar y ocio. Una adecuada gestión del tiempo es importante no sólo para ser más productivos también para evitar cuadros de estrés y ansiedad que perjudiquen nuestra salud.

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Cada vez más personas tienen problemas con “el tiempo” y encuentran dificultades para conciliar sus obligaciones diarias. Tareas, reuniones y citas profesionales se mezclan con  compromisos sociales, actividades personales, vida familiar y ocio. ¿Quién no suspira por un día de más de 24 horas? Pero, ¿realmente son insuficientes?

La verdad es que muchas veces no es cuestión de ‘tiempo’ sino de aprender a gestionar adecuadamente cada minuto. ¿Quién no ha llegado a su trabajo con la imperiosa necesidad de terminar un informe vital o enviar ese e-mail urgente y ha sido incapaz de encontrar tiempo en toda la jornada para hacerlo? La capacidad de utilizar bien nuestro tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización. Pero no sólo eso, aprovechar el tiempo de forma que todas las tareas lleguen a buen puerto es el primer paso para compaginar de forma equilibrada vida laboral y ocio.

Gana tiempo en diez pasos

Cada persona tiene unas prioridades y unas responsabilidades diferentes, y no existe una varita mágica para solucionar las cargas del trabajo, pero sí podemos dar algunas recomendaciones básicas que pueden ayudarnos a realizar una gestión más eficaz del tiempo.

1.- Planifica. La agenda es un instrumento básico a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de trabajo a medio y largo plazo. Es conveniente utilizarla para anotar todas las tareas encomendadas y, también, otros temas personales que puedan alterar la rutina laboral (citas médicas, reuniones fuera de la oficina, etc.). No te olvides de revisarla periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

2.- Prioriza, porque puede que el trabajo sea ilimitado, pero el tiempo no lo es. Primero las tareas más urgentes, aunque sean las que menos nos gusten (eso no va a hacer que se diluyan) y luego las menos relevantes.

3.- Distribuye. Una buena planificación también exige asignar una duración ‘realista’ a cada tarea y ceñirnos a ella en la medida de lo posible, para evitar eternizarnos. Saber controlar el tiempo que uno tiene en el momento de realizar un trabajo, es una actividad que tiene mucha importancia, aunque a primera vista no lo parezca.

4.- Focaliza. Céntrate en la tarea que estás desarrollando en cada momento; y no intentes hacer más de una cosa a la vez, pues lo normal es que no termines ninguna.

5.- Sé flexible. No podemos prever cómo irá el día, si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si se caerá la red informática, etc. Es importante ser capaces de afrontar estas situaciones y modificar la agenda en función de las mismas.

6.- Agrupa. Ahorraremos tiempo y evitaremos ‘huecos’ muertos, si agrupamos los trabajos por afinidad y franja horaria. Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando llegamos a la empresa.

7.- Respira. Es conveniente establecer una serie de descansos que a veces no hacemos, abrumados por el día a día. Tomar un café, estirar las piernas cinco minutos, etc. nos permitirán retomar las tareas con más brío. También es importante ‘reservar’ tiempo para pensar, evaluar el trabajo realizado, planificar, crear… Y, al final de la jornada, destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no, ajustando la agenda del día siguiente.

8.- Aprende a delegar. Hay actividades que otras personas pueden llevar a cabo sin que el trabajo se resienta. Formar y confiar en los demás es de vital importancia para el aumento de la productividad. Empieza con las tareas rutinarias, aquellas tareas que toman mucho tiempo, que son repetitivas y, en consecuencia, fáciles de aprender. Perderás unos minutos mostrando cómo se hace pero ganarás hasta horas para dedicar a otras cosas.

9.- Innova. Mantente atento a los cambios y piensa en nuevas maneras de hacer tu trabajo. A veces, la rutina nos empuja a hacer las tareas siempre de la misma manera y, quizás, existe alguna forma más sencilla y rápida.

10.- Di que “no”. Cuando uno ha llegado al límite es imprescindible aprender a decir “no” en vez de sobrecargarse con tareas que se ve incapaz de afrontar.

¡Que no te roben el tiempo!

La sensación de falta de tiempo es universal en el mundo laboral y hay situaciones y hábitos que suelen repetirse y ser muy peligrosos para todo el mundo. Son los llamados “ladrones del tiempo”, que restan minutos a nuestro trabajo e impiden que alcancemos los objetivos. Detectarlos nos ayudará a combatirlos. A continuación recogemos algunos de los ‘cacos’ más conocidos.

Visitas sin cita. Aunque a veces es necesario recibir a una persona sin cita, en otras podemos invitarla a tratar el tema en otro momento.

Reuniones interminables. Nunca entres en una reunión sin un orden del día y procura ceñirte a él si no quieres que estos encuentros se alarguen innecesariamente..

Exceso de burocracia. Maneja el papeleo de una sola vez, es decir, lee, analiza, responde, archiva o tíralo a la papelera, pero no lo dejes a medias. Puedes tener un texto preparado para contestar a peticiones similares.

Desorden en la mesa. Cada cosa en su sitio. Si destinamos cada día unos pocos minutos a colocar nuestro escritorio, evitaremos perder horas buscando un papel. Cuesta, pero vale la pena.

Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es probable que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo que supone una enorme pérdida de tiempo. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

Lo cierto es que una adecuada gestión del tiempo es importante no sólo para ser más productivos sino para no sufrir cuadros de estrés y ansiedad que perjudiquen nuestra salud. Y a la vez, consigue que aún nos quede algo de esas 24 horas que nos parecen escasas si no las utilizamos bien para dedicar nuestra vida a algunas de esas cosas que tanto nos gustan.

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